Tổ chức sự kiện Roadshow là hoạt động gì?
Roadshow là một trong những xu hướng quảng cáo đang được sử dụng phổ biến hiện nay. Roadshow phù hợp với mọi loại sản phẩm, tạo hiệu ứng cao và được người làm marketing rất ưa chuộng. Vậy bạn có biết Roadshow là gì? Cách thức hoạt động ra sao? Hãy cùng ToChucSuKienVip.com tìm hiểu về chiến lược tiếp thị này nhé.
1/ Vậy Roadshow là gì?
Roadshow hiểu nôm na theo tiếng Việt là biểu diễn lưu động. Đây đang là một trong những xu hướng mà được nhiều công ty áp dụng vì nó đang là chiến lược quảng cáo được sử dụng phổ biến hiện nay vì mang lại lợi ích không nhỏ.
Roadshow không phân biệt bất kì ngành nghề nào mà nó là chiến lược phù hợp với mọi loại sản phẩm trên thị trường, tổ chức Roadshow gây được chú ý cao tới người tiêu dùng, nó tạo hiệu ứng cao và đập vào mắt người nhìn thấy và dễ lưu lại trong trí nhớ người đi đường về thương hiệu sản phẩm và được người làm marketing rất ưa chuộng.
Tổ chức sự kiện Roadshow
Thường thì Roadshow hay được các thương hiệu chạy khi tung ra sản phẩm mới để sản phẩm đó dễ ghi nhớ tới người nhìn thấy và lưu lại trong trí nhớ rằng công ty đó gắn với sản phẩm đó, hay sản phẩm đó mới lạ. Chạy Roadshow này sẽ được nhiều người nhớ tới. Nhưng cũng không phải chỉ có sản phẩm mới mới có thể chạy Roadshow mà sản phẩm cũ cũng có thể chạy để gợi nhớ với khách hàng cũ và mới để người tiêu dùng càng nhớ rõ hơn khi muốn chọn mua sản phẩm của công ty bạn.
Một chương trình tổ chức sự kiện Roadshow thường đi theo đoàn. Một đoàn trên 10 người tùy vào quy mô một sự kiện Roadshow. Những người tham gia Roadshow ăn mặc trang phục giống nhau với những màu sắc bắt mắt nhằm thu hút mọi người. Kết hợp với việc phát sampling, phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo lưu động, chiếu phim... tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.
Để lên kế hoạch thực hiện một chương trình Roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian dài đến cả tháng. Nếu không tính toán kỹ có thể gây thiệt hay cho mình lẫn đối tác.
Roadshow thường được diễn ra trong vòng 2 – 3 giờ tại những tuyến phố trung tâm. Nhân viên tham gia chương trình thường phải tuân thủ các nội quy của giám sát như: luôn đi theo đoàn, không được sử dụng điện thoại, không được làm việc riêng, luôn thể hiện thái độ niềm nở, vui vẻ, tuân thủ đúng thời gian phát tờ rơi, hoặc thực hiện các hoạt động theo chương trình. Họ thường là những người trẻ, luôn thể hiện được phong thái mà nhà tổ chức yêu cầu. Có thể kết hợp Roadshow với việc phát tờ rơi, spampling, thông báo các sự kiện sắp diễn ra, hoặc kết hợp các trò chơi, hoạt động chiếu phim,…tại các trung tâm thương mại, siêu thị, công viên…
Một vài lưu ý khi chạy Roadshow:
- Xin cấp phép chạy Roadshow: đây là công việc nên thực hiện đầu tiên để tránh những tình trạng bị bể show vì không có giấy tờ.
- Phương tiện: tùy theo đối tượng khách hàng mục tiêu mà có phương tiện phù hợp.
- Tuyến đường: nên chọn những tuyến đường có nhiều người đi lại để dễ tiếp cận.
- Nếu có hành trình chạy nhiều tuyến song song thì nên chú ý điểm tập kết sao cho không bị trùng lặp.
Phát triển ý tưởng tổ chức sự kiện Roadshow
Những người làm công việc sáng tạo ý tưởng (creative) cho Event thường mắc phải hai tình huống, một là vò đầu bứt tóc không ra được ý tưởng nào, hoặc là quá nhiều ý tưởng nhưng không được công nhận về tính khả thi. Quả thực con đường tìm kiếm ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện thật chẳng dễ dàng gì. Dưới đây là một số phương pháp giúp bạn tìm được ý tưởng cho sự kiện của mình.
1/ Tìm ý tưởng cho Event ở đâu
Càng đi nhiều, tìm hiểu nhiều và học nhiều, bạn càng có thêm nhiều ý tưởng cho Event của mình. Tham dự nhiều Event để học hỏi cũng tốt, nhưng ngồi một chỗ cũng không hẳn là không học hỏi được gì. Hãy chịu khó tìm hiểu các xu hướng mới qua các video trên Youtube, đọc các bài báo, tin tức đang làm cư dân mạng xôn xao, ở đó có thể cung cấp cho bạn cả kho ý tưởng mang lại sự bất ngờ cho những người được chiêm ngưỡng. Hàng ngày tôi vẫn thường lướt trên các forum, hội nhóm Facebook để tìm các hình ảnh kỳ cục, clip giật gân đông người xem, không đơn thuần để giải trí mà ở đó chứa cả kho ý tưởng cho tôi.
Tổ chức sự kiện Roadshow chuyên nghiệp
Chẳng hạn gần đây, khi một hãng xe hơi ra mắt sản phẩm mới của họ, tôi quyết định đưa tiết mục múa với tạo hình đèn LED mà tôi xem trên Youtube cách đây chưa lâu. Một số vũ công được gắn đèn LED tạo hình thực hiện những động tác múa bay bổng, và kết thúc bằng một con rồng rực sáng lượn vòng quanh chiếc xe rồi lan tỏa thành những đốm sáng nhỏ. Người tham dự liên tục trầm trồ còn khách hàng thì hết sức hài lòng. Tổng cộng tôi và nhóm múa chỉ mất 5 ngày để dựng vở, luyện tập cũng như triển khai các biện pháp kỹ thuật, và chi phí thì rẻ hơn bất cứ tiết mục tung sản phẩm nào của các đối thủ cùng tham gia đấu thầu.
2/ Hạn chế copy và paste
Khi một người làm creative đầu tư nhiều tâm huyết vào một proposal nào đó, họ thường có xu hướng tiếc nuối khi proposal không thắng thầu (mà đây là chuyện thường gặp khi các Event Agency tham gia bidding). Vì vậy họ thường "tái sử dụng" các ý tưởng đó vào các Event tương tự về sau. Việc này góp phần làm bào mòn sự sáng tạo và chây ì nỗ lực của họ, đó là điều thường gặp ở nhiều người làm sáng tạo sau một thời gian làm việc ở Event Agency.
Phúc, một thành viên trên diễn đàn F-Event chia sẻ lại kinh nghiệm của mình: "Trước đây mình từng làm event executive của một ngân hàng - một lĩnh vực e ngại sự sáng tạo nhất. Bao nhiêu là ý tưởng đưa lên đều bị sếp khất lần, bảo rằng để coi ngân hàng khác có làm thì mình hãy làm. Thế là mình quyết định chuyển việc qua một môi trường mới với một vị sếp khuyến khích sáng tạo, nnhưng sau một thời gian mình lại cứ xào nấu lại những ý tưởng cũ, và anh sếp cũng thấy được vấn đề của mình. Một hôm anh giao cho làm ý tưởng cho một sự kiện trong sinh viên, nhưng anh kêu mình cầm một tờ giấy và đi ra quán cafe, trong một ngày phải viết ra ý tưởng cho sự kiện. Quả thật là có hiệu quả, viết được hẳn một ý tưởng không giống những cái cũ. Và từ đó mình thấy, vấn đề là chúng ta hay bị hồi nhớ về những sự kiện cũ, từ những proposal có sẵn trong máy tính nên bị định hướng suy nghĩ. Hãy bỏ hết tất cả, trong tay chỉ có một cây bút và tờ giấy trắng để sáng tạo mà thôi".
Qua đó, chúng ta thấy rằng, để nghĩ được những ý tưởng thực sự mới mẻ, và không bào mòn chính con người mình, hãy hạn chế thói quen copy và paste.
3/Đừng quên trải nghiệm sản phẩm
Hãy cố gắng trải nghiệm được sản phẩm hết sức có thể. Nếu bạn làm Event cho một hãng nước ngọt, hãy uống thử loại nước ngọt đó, bạn làm marketing cho một hãng game, hãy cố gắng chơi thử game đó. À tất nhiên đôi khi cũng có những ngoại lệ
4/ Khoảng cách từ ý tưởng đến thực tế
Một thực tế cần phải nhìn nhận là nhiều ý tưởng rất bay bổng, thăng hoa nhưng lại không hoặc rất khó thực hiện trong thực tế, điều này thường gặp ở những sinh viên mới ra trường hoặc những người chưa có nhiều kinh nghiệm với ngành Event. Nên nhớ rằng con diều nào dù bay cao đến đâu thì vẫn phải gắn với mặt đất bằng một sợi dây. Nếu ý tưởng bạn đưa ra có hay, có tốt đến mấy nhưng không mang tính khả thi, quá tốn kém không cần thiết hoặc không đáp ứng được những mong muốn, dự định của khách hàng, của công ty... thì nó cũng sớm trở nên vô dụng.
Người làm creative nên tham dự nhiều Event để học hỏi, quan sát nhằm có những ý tưởng mang tính thực tế cao, ngoài ra cần phải nắm bắt những ý muốn, kỳ vọng của người muốn làm Event để tránh tình trạng trống đánh xuôi kèn thổi ngược. Một người hay phản biện những ý tưởng sáng tạo của bạn là một "Idea-killer", nhưng họ cũng có vai trò tốt trong việc nắm chân bạn để bạn khỏi bay lên quá cao so với mặt đất
5/ Cuối cùng, đời không như là mơ!
Một bạn trẻ mới vào nghề thắc mắc, bạn đã cất công suy nghĩ rất nhiều ý tưởng cho proposal trình bày cho khách hàng. Tuy nhiên đến khi công ty bạn thắng thầu rồi, thì họ lại phát triển một concept khác hoàn toàn với cái mà bạn đề xuất, bạn thắc mắc là vậy tại sao họ lại chọn Agency của bạn vì ý tưởng, vì proposal của bạn, cuối cùng lại phá bỏ nó.
Bạn thân mến ạ, có một thực tế là khách hàng có thể đánh giá Agency qua nhiều tiêu chí như Năng lực, kinh nghiệm, giá cả, thậm chí có thể phụ thuộc vào mối quan hệ, hay liệu bạn có thể giúp họ đạt được mục đích của họ qua Event đó hay không chứ không hẳn họ chọn bạn vì ý tưởng. Những ý tưởng bay bổng chưa chắc phù hợp vớt tất cả các týp khách hàng cho nên điều cần nhất là bạn nhìn nhận ra họ cần gì, một Event thật crazy hay một giải pháp tiết kiệm, những hiệu ứng hoa mỹ hay sự chú trọng vào kết quả thực tế như thu hút thêm khách hàng. Gãi trúng chỗ ngứa của họ, cơ hội thành công của bạn sẽ rộng mở hơn.
>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện roadshow
ToChucSuKien.Vip xin chia sẻ cùng các bạn những kinh nghiệm khi tổ chức một sự kiện roadshow.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện roadshow
Về phương tiện: Có rất nhiều lựa chọn cho nhà tổ chức sự kiện roadshow: xe đạp, xe đạp đôi, xe ga,..Tùy vào kinh phí và đối tượng khách hang muốn nhắm tới mà nhà tổ chức nên chọn phương tiện roadshow cho phù hợp. Tránh trường hợp kinh phí thấp mà chọn những phương tiện quá đắt không phù hợp với đối tượng khách hang. Vừa tốn chi phí và không đạt hiệu quả. Số lượng các phương tiện cũng là một yếu tố được cân nahwcs kỹ càng.
Nhân sự tham dư: Thường thì nhân sự chạy roadshow là các bạn trẻ trong độ tuổi thanh niên. Các công ty thường thuê các PGs, PBs vì họ có ngoại hình tốt và chiều cao đồng đều. Tuy niên chi phí cao. Nếu bạn là người tổ chức các roadshow thì hãy lên căn nhắc các nhân sự tham gia một cách kỹ càng. Tố chất của nhân sự chạy roadshow là phải chịu khó và chịu được môi trường làm việc. Vì chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự cố gắng lớn. Bạn cũng nên cân nhắc đội hình thay thế nếu thấy thực sự cần thiết.
Chọn tuyến đường đi cho phù hợp: Những người tổ chức thường chọn những tuyến đường có nhiều người đi lại vì như vậy sẽ tiếp cận được nhiều người hơn, và những tuyến đường càng tắc đường càng tốt vì thời gian gây sự chú ý sẽ nhiều hơn. Tuy nhiên bạn cũng nên chú ý tới cảnh sát giao thong vì họ không hề yêu thích việc tắc đường một chút nào. Nên tránh xa những con đường là khu hành chính, chính trị hoạt động Lý Tự Trọng, Lê Duẩn,..Nếu có những hành trình chạy nhiều tuyến song song nên chú ý điểm tập kết sao cho không bị trùng lặp.
Xin cấp phép chạy roadshow: Công việc này phải được thực hiện đầu tiên, đừng để đến khi vào trong quá trình thực hiện rồi mới xin. Rất nhiều show đã bị bể khi không xin giấy các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động . Nếu bạn có hoạt động phát tờ rơi thì nên xin giấy phép hẳn hoi.
Vai trò của người quản lý rất quan trọng: Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt. Và là người xử lý những phát sinh không mong muốn như nhân sự gặp vấn đề, tai nạn, hỏng hóc thiết bị tổ chức sự kiện.
Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín ở đâu?
Tham khảo thông tin công ty tổ chức sự kiện nhanh chóng, uy tín tại MuaBanNhanh.com. Hãy xem ngay: Công ty tổ chức sự kiện
Nguồn: https://tochucsukienvip.com/y-tuong-to-chuc-su-kien-roadshow-360.html